Appel offres transport : comment faire ?

Réussir son appel d'offres pour le transport est une étape importante pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations logistiques. Cependant, cette démarche peut parfois sembler complexe et une stratégie bien définie est essentielle. Elle permet non seulement de se distinguer face à la concurrence grâce à une logistique performante, mais aussi de mieux maîtriser ses coûts.

Dans cet article, CAP Express vous accompagne dans les étapes essentielles à suivre pour mener à bien un appel d'offres efficace, vous assurant à la fois de vous entourer des meilleurs partenaires logistiques mais également de poser les bases d'un succès durable pour votre entreprise.

1. Analyser ses besoins en transport

Une analyse approfondie des besoins spécifiques en transport est la première étape vers l'élaboration d'un appel d'offres exhaustif. Le recueil de données doit répondre à différentes questions telles que la nature des marchandises à expédier, la dimension des colis, le type de véhicule nécessaire ou encore les délais à respecter. 

À cela s'ajoute le secteur géographique à couvrir. Que vos livraisons soient localisées en zone urbaine ou qu'elles s'étendent au territoire national, il est important de cartographier vos expéditions sur les 12 derniers mois afin d'avoir un aperçu précis de la zone d'intervention. 

2. Élaborer son cahier des charges pour l'appel d'offres

Les éléments essentiels d'un bon cahier des charges résident dans l'exhaustivité de son contenu et dans la clarté de sa structure. Il doit être conçu pour donner un maximum d'informations sur vos attentes inhérentes au service de transport. Pour rédiger votre cahier des charges, vous pouvez utiliser un outil type fichier Excel qui vous permettra d'élaborer des matrices, facilitant ainsi l'analyse des réponses reçues.

Concrètement, un cahier des charges doit contenir vos contraintes de temps (livraisons urgentes ou standards), la mise en place de procédures particulières (double équipage, services annexes pour la gestion de vos expéditions,...) et le secteur à couvrir. Ces éléments détermineront ensuite le tarif de la prestation.

3. Définir les conditions contractuelles du service de transport

La solution pour construire un partenariat durable avec un prestataire logistique repose sur une définition précise des conditions contractuelles. Les termes du contrat relatif à l'exploitation du service de transport doivent préciser :

• Sa durée : votre demande en transport peut s'inscrire sur une durée plus ou moins longue, ou peut être modulable pour s'adapter à vos pics d'activités.
• Les garanties d'assurance : dans le domaine du transport routier, il arrive que les marchandises soient endommagées. C'est pourquoi les conditions de remboursement doivent être transparentes. 
• Les modalités de paiement : le paiement du service peut se faire à la commande ou à la réception de la facture.

Une bonne négociation vous permettra d'arriver à des termes avantageux et de poser des bases solides pour éviter tout litige pouvant nuire à la qualité du service de transport.

4. Rechercher et sélectionner des prestataires potentiels

L'identification et la sélection de prestataires qualifiés passent tout d'abord par une recherche en ligne des avis clients. Ces éléments vous donneront une première idée de l'expérience et de la réputation des prestataires, ainsi que de leurs capacités à répondre à vos attentes.

Dans un second temps, vous pouvez demander les références des différents transporteurs. Elles attestent de l'expertise et du sérieux des professionnels, et vous aideront à faire une première sélection.

Enfin, la prise de contact directe est un bon moyen de juger de la qualité du service client, de la capacité à répondre à vos différentes questions et de la réactivité pour vous proposer une solution correspondant à vos attentes.

5. Diffuser l'appel d'offres transport

Une fois que cette première sélection a été faite, vous pouvez ensuite diffuser votre appel d'offres aux différents prestataires. Le document d'appel d'offres contient les matrices à remplir et vous permettra, lorsqu'il vous sera retourné, de comparer les réponses obtenues.

Pour accélérer le délai de réponse, détaillez au maximum votre document d’appel d'offres et rendez-le aussi clair que possible. Les professionnels doivent pouvoir le remplir facilement et comprendre tout de suite vos attentes. 

6. Choisir le transporteur adapté

L'évaluation rigoureuse des réponses reçues vous aidera à identifier le meilleur prestataire, capable de répondre à vos besoins spécifiques. Ces réponses doivent concorder avec un maximum de points énumérés dans votre cahier des charges. Si plusieurs transporteurs correspondent à vos critères de recherche, la sélection se fera sur la qualité de service, la flexibilité, la réactivité, ou encore sur l'application d'une tarification compétitive. 

Lancer un appel d'offres pour le transport peut sembler initialement complexe, mais en suivant ces différentes étapes et en restant méthodique dans votre approche, vous pouvez maximiser vos chances de trouver le partenaire logistique idéal. Que ce soit en clarifiant vos besoins, en établissant des critères de sélection précis ou en évaluant attentivement les réponses reçues, chaque phase du processus est cruciale pour garantir le succès de votre appel d'offres et vous démarquer dans un marché compétitif.