Refacturation transport : comment l’éviter ?

La refacturation du transport est un problème majeur pour les entreprises. Que ce soit pour une course urgente ou un transport standard, la refacturation intervient par exemple lorsque les informations fournies par l’expéditeur d’une marchandise sont erronées ou lorsque l’emballage est inadapté. C’est pourquoi il est crucial de tout mettre en œuvre pour éviter toutes situations pouvant conduire à une refacturation de la prestation de transport. Dans cet article, vous trouverez des informations complètes et actionnables pour comprendre ce qu'est la refacturation du transport, pourquoi elle se produit et comment l'éviter.

1. Transmettre les bonnes informations sur le colis

La refacturation du transport survient généralement en cas d’informations erronées données au transporteur. Il est donc nécessaire de bien vérifier chaque élément transmis. Voici quelques exemples d’erreurs courantes :

Poids incorrect

Si le poids déclaré du colis est inférieur au poids réel, des frais supplémentaires peuvent être facturés par le transporteur pour compenser la différence. Pour éviter une nouvelle facture, pesez chaque colis avec précision, une fois emballé, et optez pour l’arrondi supérieur afin de ne pas prendre de risque. Déclarez ensuite le poids relevé sur les documents de transport. Cela permettra d'éviter des frais supplémentaires dus à une différence de poids entre la déclaration et la réalité.

Erreurs de dimensions

Tout comme le poids, les dimensions de vos produits à expédier doivent être transmises correctement à la société de transport. Pour cela, mesurez vos colis une fois emballés et arrondissez le résultat en prenant la valeur supérieure. Prenez garde à respecter les conditions de transport imposées par l’entreprise de logistique en charge de vos colis. En effet, si ces derniers sont hors format avec une taille et/ou un poids supérieur aux limites maximales autorisées, le montant de la facture initialement émise risque d’augmenter.

Nombre de colis inexact

Une quantité de colis incorrecte transmise au professionnel du transport donnera lieu également à une refacturation. Cela peut arriver lorsque le nombre de marchandises à envoyer est important ou que des colis se rajoutent après la déclaration émise sur l’expédition. Comptabiliser rigoureusement les colis à expédier permet d’éviter toutes mauvaises surprises par la suite.

2. Fournir des adresses précises et complète

Une erreur dans l'adresse du destinataire peut engendrer une refacturation. Il peut s’agir, par exemple, d’une faute de frappe sur le nom du destinataire ou d’un code postal incorrect ou incomplet. Le colis peut, dans ce cas, être livré au mauvais endroit et doit être récupéré puis renvoyé à l'expéditeur. 

Pour éviter de payer des frais supplémentaires sur l’envoi de vos marchandises, assurez-vous que l'adresse de livraison est correcte et complète avant de la transmettre au transporteur. Vérifiez ces données directement auprès du destinataire pour plus de sécurité. Vous pouvez également utiliser un système automatisé de vérification des adresses pour minimiser les erreurs humaines.

3. Vérifier les dates et heures de transport

Parmi les motifs pouvant donner lieu à la refacturation du transport, les erreurs de planification d'enlèvement et de livraison peuvent également survenir. Pour les éviter, voici quelques conseils :

• Soyez précis dans le lieu d'enlèvement transmis à l’entreprise de logistique afin d’éviter tout retard de prise en charge et donc tout risque de refacturation.
• Faites-vous confirmer directement auprès du transporteur la date et l’heure exactes prévues pour l’enlèvement de vos marchandises à expédier. 
• Communiquez rapidement au professionnel du transport tout changement impactant directement la prise en charge de vos colis que ce soit un imprévu pour raisons personnelles, une route barrée, ou toutes autres raisons pouvant entraîner un retard de ramassage.

4. Tenir compte des spécificités du lieu  

Afin d’optimiser le temps de chargement et de déchargement des colis, et ainsi éviter tout retard de transport pouvant entrainer une refacturation, il est crucial de tenir compte des spécificités du lieu. 

Certaines voies d’accès au lieu d’enlèvement ou de livraison de vos marchandises peuvent, en effet, être interdites aux véhicules dépassant un certains poids ou une certaine hauteur. Il se peut également que le chargement et le déchargement de vos colis nécessitent un équipement particulier tel qu’un hayon ou un chariot élévateur. 

Il est donc indispensable d’anticiper tous ces éléments afin de faciliter l’opération au maximum et éviter les déconvenues pour toutes les parties concernées.

5. Respecter les horaires pour éviter la refacturation transport

Un retard de prise en charge de vos colis peut rapidement faire grimper le coût du transport car le prestataire a un horaire à respecter vis-à-vis du client qui attend d’être livré, notamment dans le cas d’une course urgente en France. Pour éviter de faire attendre le chauffeur, assurez-vous que vos colis sont prêts à être chargés. Si vous comptez sur des ressources humaines pour aider le transporteur à charger votre marchandise, veillez également à ce qu’elles soient opérationnelles le moment venu.

En mettant en pratique ces conseils, vous pouvez réduire considérablement les risques de refacturation du transport et ainsi optimiser vos coûts opérationnels. N'oubliez pas que l’anticipation est toujours préférable à la résolution à posteriori : il vaut mieux investir du temps et des efforts dans la mise en place de bonnes pratiques que de subir des dépenses imprévues en raison d'une refacturation du service de transport.