Comment organiser un transport événementiel ?

Spectacles, concerts, séminaires, salons professionnels, congrès, il existe de nombreux types d’événements. Chaque événement est unique et requiert une organisation particulière. Il est important de mettre en place une bonne logistique pour qu’il soit réussi. Le transport est un point essentiel dans le secteur de l’événementiel. Découvrez nos conseils pour organiser efficacement votre transport événementiel. 

1.    Faire le point sur vos besoins en transport événementiel 

En fonction de l’événement que vous organisez, vos besoins en transport événementiel peuvent varier. 

Pour le transport événementiel d’un spectacle, le respect des délais est crucial. C’est pourquoi il faut choisir le mode de transport le plus adapté à vos délais et le véhicule pouvant prendre en charge des objets volumineux tels qu’une batterie ou la sonorisation. 

Le transport d’œuvre d’art est un besoin bien particulier. Pour ce type de transport événementiel, il faut savoir manipuler ces objets de valeur en toute sécurité. Cap Express transporte depuis plus de 25 ans des peintures, sculptures et autres installations dans le cadre d’événements. Nous disposons de tout le matériel nécessaire (caisses en bois, ridelles, hayons…) pour manipuler et transporter vos œuvres d’art. 

Grâce à sa large flotte d’utilitaires, une entreprise de transport événementiel pourra vous proposer une prestation sur-mesure adaptée à vos attentes. 

2.    Faire le point sur vos besoins annexes au transport événementiel

Outre le transport événementiel, vous pouvez avoir des besoins annexes tels que le montage ou démontage de votre stand pour un salon, aide pour l’emballage ou stockage…

Notre équipe est composée de manutentionnaires formés et expérimentés au déplacement d’objets fragiles. Ils prennent en charge l’installation de votre stand. Pose d’affiches, de kakémonos ou d’équipements informatiques… ils s’occupent de tout. Nous avons simplement besoin de votre cahier des charges détaillant vos besoins. Vous pouvez ensuite arriver en toute sérénité à votre événement.

Vous pouvez également nous confier votre logistique post-salon. Démonter la structure du stand n’est pas une tâche aisée. C’est pourquoi notre équipe vous aide sur cette dernière étape et vous livre le matériel nécessaire à l’heure qui vous convient. 

Enfin, nous répondons à vos besoins d’emballage et pouvons stocker votre matériel d’exposition. Notre entrepôt sécurisé est situé à seulement 30 minutes de Paris. 

3.    Faire appel à une entreprise spécialisée en transport événementiel

Pourquoi faire appel à une société de transport événementiel ? Organiser et gérer ce type de transport par ses propres moyens n’est pas si simple. Malgré les possibles économies que vous pouvez réaliser, le transport d’objet fragiles ou de denrées alimentaires nécessite une attention particulière. Seul un professionnel spécialisé dans le transport événementiel pourra appliquer les bonnes pratiques et utiliser les bons équipements pour assurer l’envoi de vos marchandises en toute sécurité. 

Généralement, une entreprise de transport événementiel prend en charge l’événement du début jusqu’à la fin. Vous n’avez pas à vous préoccuper de la collecte et la livraison de vos marchandises, de l’installation de votre équipement ou du démontage de votre stand. 

Il est important de bien choisir la société de transport événementiel avec laquelle vous travaillez. Le succès de votre événement repose en grande partie sur la gestion de votre logistique. Vous devez établir une liste de vos besoins et vous rapprocher de l’entreprise pouvant y répondre. Dans l’idéal, sélectionnez une entreprise proposant des procédures efficaces et simples. En tant qu’organisateur d’événement, vous aurez déjà beaucoup de responsabilités. De plus, il est important de choisir une entreprise réactive et proposant un service client qui pourra intervenir à tout moment ou en cas d’imprévu. 

4.    Choisir une solution de transport sur-mesure

Il est préférable de choisir une entreprise vous proposant des solutions de transport sur-mesure. Chaque événement est unique. Optez pour une société flexible vous offrant des prestations personnalisées. 

L’entreprise peut ainsi prendre en charge la livraison de vos colis, palette ou marchandises volumineuses dans les véhicules adaptés. Les délais pourront être respectés et une sécurité maximale est portée à vos expéditions. Si besoin, ces prestataires peuvent mettre en place des transports frigorifiques pour vos produits nécessitant un contrôle de la température.

5.    Anticiper l’heure de livraison pour respecter les délais

Enfin, il faut bien anticiper l’heure de livraison dans le secteur de l’événementiel. Le chargement et le déchargement du véhicule prennent plus ou moins de temps en fonction de la quantité de produits transportés. Le temps d’attente pour la livraison est également une autre donnée à considérer. Par exemple, l’accès aux salons se fait uniquement sur présentation d’un logipass pour les chauffeurs. Ce contrôle à l’entrée génère une attente supplémentaire. 

Vous l’aurez compris, n’hésitez pas à contacter une entreprise de transport événementiel. Votre événement sera géré par des professionnels et cela vous permettra de dégager du temps.