Comment envoyer des échantillons à l’international ?

Vous devez envoyer des échantillons à l'international ? Que l’adresse de destination soit située à l’intérieur de l’Union européenne, en Chine ou aux États-Unis, sachez qu'ils doivent être déclarés en tant que tels aux douanes et qu’ils font généralement l’objet d’un traitement spécifique. Définition, restriction d’envoi, formalités douanières, solution de transport – on fait le point sur l’envoi des échantillons à l’international !

Qu’est-ce qu’un échantillon ?

Un échantillon est une marchandise qui est gracieusement envoyée à un particulier ou une entreprise.

Qu’il s’agisse d’un morceau de tissu, d’une paire de chaussures ou d’une bouteille de vin, le mot important à retenir ici est « gracieusement ». En effet, un échantillon ne fait pas l’objet d’une transaction financière. Autrement dit, on ne vend pas un échantillon.

À noter toutefois qu’il existe deux types d'échantillons :

• Les échantillons commerciaux : il s'agit des marchandises que vous envoyez à l'international afin de les présenter à des clients potentiels pour qu'in fine, ils les achètent.
• Les échantillons non commerciaux : ceux-ci ne sont pas destinés à la vente, uniquement à la présentation.

Quelles sont les restrictions d’envoi d’échantillons à l’international ?

Les restrictions qui s’imposent à l’import-export s’appliquent lorsque l’on envoie un échantillon.

Ainsi, les produits dangereux contenant de l’amiante ou des sels de plomb, mais également des produits illégaux (drogue, contrefaçons, etc.) ne peuvent être envoyés à l’international, même sous forme d’échantillons.

D’autres produits sont simplement soumis à restriction ou autorisation préalable : c’est le cas des échantillons de parfum, de vin ou de produits alimentaires.

Enfin, dans une logique de prévention des fraudes, certains produits doivent être dégradés pour pouvoir être considérés comme des échantillons. Ainsi, si vous voulez faire parvenir une paire de chaussures dans un pays étranger, celles-ci doivent être au préalable lacérées.

Quelles sont les formalités douanières à respecter pour envoyer des échantillons à l’international ?

Déclaration d'échantillons

Contrairement à ce que vous pourriez penser, vous devez impérativement déclarer aux douanes l'envoi d'un échantillon, y compris si vous le faites parvenir dans un autre pays de l'Union européenne.

En pratique, cela signifie que, même pour un échantillon, vous devez émettre une facture proforma selon la procédure habituelle.

N'oubliez pas non plus de préciser qu'il s'agit d'un échantillon. C'est valable lorsque vous l’envoyez dans un autre pays de l'Union européenne, mais également lorsque vous le faites parvenir à un destinataire situé dans d'autres pays du monde. Aux États-Unis, on vous demandera d’indiquer la mention « Sample » sur le colis et, en Chine, la mention « Free sample / Not for sale / Customs only ».

Enfin, mentionnez la valeur de votre échantillon. Attention, ce n'est pas parce que vous ne le vendez pas qu'il n'a pas de valeur ! Au contraire, mieux vaut éviter de mettre 0 euros, car cela attirerait la suspicion des douaniers qui risqueraient de bloquer son dédouanement.

Taxes et droits de douane

Un échantillon peut faire l'objet de taxes et de droits de douane, mais ce n'est pas toujours le cas. Cela varie en effet de pays en pays et il importe de se renseigner à l'avance pour éviter les déconvenues.

Au sein de l'Union européenne, les règles du marché commun s'appliquent comme pour les marchandises commerciales. Autrement dit, il n'y a ni taxes ni droits de douane sur les échantillons.

En dehors de l'Union européenne, la réglementation en vigueur dépend du pays de destination, avec des seuils douaniers et des niveaux de taxation qui diffèrent :

• Aux États-Unis, par exemple, il n'y a pas de droits de douane sur les échantillons d'une valeur inférieure à 200 dollars.
• En Chine, l’absence de droits de douane vaut pour les échantillons dont la valeur est inférieure à 50 yuans (un peu plus de 6 euros). Par ailleurs, les échantillons destinés à un salon ou une foire commerciale ne sont pas non plus taxés, à condition que leur valeur reste dans les limites du raisonnable.

Contrôle des échantillons

Là encore, cela va dépendre du pays de destination.

Mais, de manière générale, il faut considérer que les échantillons de vin ou de denrées alimentaires peuvent être soumis à des contrôles par les autorités sanitaires du pays où vous les envoyez.

C'est notamment le cas en Chine où l'AQSIQ effectue des contrôles sanitaires. De la même manière, aux États-Unis, vous devez prévenir la Food and Drug Administration de l'envoi de votre échantillon cinq jours avant son arrivée sur le sol américain.

Quelle solution de transport choisir pour mes échantillons ?

Par nature, un échantillon tient souvent dans un petit colis et pèse généralement moins de trente kilos.

Voilà pourquoi, lorsqu’on nous sollicite pour l’envoi d’un échantillon à l’international, nous préconisons généralement à nos clients d'opter pour notre solution de courrier express international.

Cette solution nous permet d'acheminer vos échantillons par avion-cargo partout dans le monde – en Europe (Espagne, Italie, etc.) comme dans le reste de la planète (Chine, États-Unis, Brésil, etc.).

Selon la distance à parcourir et vos contraintes en termes de temps, nous pouvons livrer vos échantillons :

• le lendemain avant 9h00 ;
• le lendemain avant midi ;
• et sous deux à cinq jours.

L'avantage d'opter pour notre solution de courrier international, c'est qu'il s'agit d'une solution sécurisée et que nous pouvons organiser le cas échéant des lignes régulières.