Erreurs poids ou dimensions d'expédition : quelles sont les conséquences ?

Lors d'une expédition, une mauvaise estimation du poids ou des dimensions de vos colis peut avoir des conséquences importantes. Surcoûts imprévus, retards de livraison, voire refus de prise en charge par le transporteur, ces erreurs courantes ont un impact direct sur l'expérience client et la rentabilité de votre entreprise. Pour éviter ces problèmes, il est donc essentiel de bien mesurer et peser chaque envoi. 

Découvrez dans cet article les principales conséquences de ces erreurs et comment les prévenir efficacement. 

1. Pourquoi ces erreurs arrivent-elles ?

Mauvaise estimation des dimensions ou du poids

Quand vous sollicitez les services d'un transporteur pour expédier une commande, vous devez toujours lui transmettre le poids et la taille du colis. Le professionnel se base en effet sur ces données pour choisir le véhicule adapté et établir le coût du transport. Cependant, si les mesures sont prises rapidement, vous risquez de sous-estimer le poids et les dimensions de votre envoi. Les informations transmises ne concorderont donc pas avec les mesures prises par le transporteur. Cet écart, même minime, a un impact direct sur les coûts et la fluidité de vos opérations logistiques.

Confusion entre poids réel et poids volumétrique

Contrairement au poids réel, exprimé en kilogrammes, le poids volumétrique prend en compte l'espace occupé par le colis dans le véhicule. Les transporteurs utilisent souvent cette donnée pour optimiser leurs capacités de chargement et facturer en conséquence. Ainsi, lorsque ce calcul n'est pas effectué correctement, cela peut engendrer une différence significative sur la facture finale.

Outils de mesure inadaptés

Si vos outils ne permettent pas une mesure fiable et précise du poids et des dimensions, vous augmentez considérablement les risques d’erreurs. Ces approximations peuvent en effet causer des écarts importants entre les données déclarées et les mesures réelles relevées par le transporteur. Investir dans des outils professionnels tels qu'un pèse-colis est un choix judicieux pour minimiser les erreurs de mesure.  

Manque de connaissance des règles des transporteurs

Chaque transporteur a ses propres restrictions et conditions spécifiques concernant les dimensions des marchandises. Ne pas prendre en compte ces règles peut entraîner des refus de prise en charge ou des frais supplémentaires inattendus. Il est donc essentiel de vérifier systématiquement les règles des transporteurs avant chaque envoi.

2. Quelles sont les conséquences de ces erreurs ?

Surcoûts imprévus

Les dimensions et le poids des produits conditionnent la capacité d'un véhicule à transporter une charge donnée, et influencent ainsi les coûts associés. Lorsque les informations déclarées ne correspondent pas aux données relevées par le transporteur, une facturation supplémentaire est alors appliquée pour couvrir ces frais opérationnels imprévus. Ces surcoûts peuvent réduire considérablement la marge bénéficiaire d’une société.

Retards de livraison

Un colis mal déclaré peut perturber l’ensemble du processus logistique et augmenter les délais de livraison. Par exemple, lorsque vous transmettez un colisage inexact au transporteur, celui-ci peut envoyer un véhicule inadapté au chargement. Il devra alors mettre en place une solution alternative pour acheminer votre marchandise, ce qui entraînera inévitablement des retards. 

Risque de refus de prise en charge

Un colis non conforme aux exigences du transporteur risque tout simplement d’être refusé lors de la prise en charge. Cela signifie que le carton retourne à l’expéditeur, entraînant une perte de temps et des coûts supplémentaires pour corriger l’erreur.

Impact sur l’expérience client

L’expérience client est directement liée à la fluidité et à la fiabilité du processus d’expédition. Des retards peuvent générer une insatisfaction importante chez vos clients. Pire encore, cela peut entraîner une perte de confiance durable envers votre marque. Un client mécontent peut par exemple laisser des avis négatifs en ligne ou décider de ne plus travailler avec votre entreprise. 

3. Comment éviter ces erreurs ?

Mesurer précisément chaque colis

Pour peser vos envois, utilisez des outils fiables tels qu'un pèse-colis, et arrondissez le résultat au kilo supérieur. Si vous pesez votre marchandise sans emballage, ajoutez 15% au résultat inscrit sur la balance. Ensuite, pour les dimensions, mesurez la longueur, la largeur ainsi que la hauteur de votre paquet. Enfin, pour mesurer la densité de votre colis, vous aurez besoin de connaître la formule de calcul utilisée pour déterminer le poids volumétrique : (longueur x largeur x hauteur) / 5000.

Comprendre le poids volumétrique

Le poids volumétrique est calculé à partir des dimensions du colis et reflète l’espace qu’il occupe dans le véhicule de transport. Lorsque le poids volumétrique est supérieur au poids réel, c'est cette mesure qui est retenue dans la tarification. Ainsi, un colis léger mais volumineux, comme un gros objet en mousse, pourra être facturé sur la base de son poids volumétrique plutôt que son poids réel. 

Vérifier les conditions des transporteurs

Chaque transporteur applique ses propres règles concernant la prise en charge des marchandises. Lorsque les colis dépassent les limites standards de poids et de taille, ils sont considérés comme hors normes et nécessitent alors une prise en charge plus complexe. Par ailleurs, si un colis risque de compromettre la sécurité du transport, il peut être refusé. Il convient donc de vérifier systématiquement que vos colis respectent bien toutes les exigences du transporteur choisi.

En adoptant ces bonnes pratiques, vous minimiserez les risques d'erreurs et optimiserez votre chaîne logistique.