Facture proforma : qu’est-ce que c’est ?

Chez CAP Express, c’est un terme que l’on évoque souvent lorsque l’on présente notre service de transport à l’international. Mais si vous ne travaillez pas dans l’import-export, vous n’êtes pas forcément familier de ce document qui se situe à mi-chemin entre le devis et la facture comptable. Et, pourtant, il n’y a pas que les entreprises internationales qui sont susceptibles de l’utiliser. Définition, intérêt, présentation, valeur juridique – on vous aide à y voir plus clair !

1. Définition d’une facture proforma

Contrairement à ce que l'on pourrait penser, la facture proforma n'est pas une facture stricto sensu.

En effet, elle s'apparente davantage au devis, mais elle est plus formelle et plus détaillée que celui-ci.

Il s'agit en réalité d'une facture « pour la forme » (on parle aussi de facture commerciale), autrement dit d'un document commercial qu'une entreprise peut envoyer à un client ou à un prospect. Il permet à ces derniers d'avoir une idée précise du prix du produit ou du service, des modalités de règlement et de livraison ainsi que des conditions générales de vente.

Si les deux parties se mettent d’accord, c'est sur la base de la facture proforma que sera ensuite établie la facture définitive.

2. Que contient une facture proforma ?

Étant une facture « pour la forme », il n’est pas surprenant que la facture proforma soit très similaire à une facture classique, même s'il n'y a pas d'obligation légale en la matière.

La plupart du temps, une facture proforma comporte les éléments ci-dessous :

• les coordonnées complètes du fournisseur ;
• les coordonnées complètes du prospect ;
• la date d’émission du document ;
• un numéro (la facture proforma n'est pas enregistrée en comptabilité et a donc un numéro différent de la facture définitive) ;
• un descriptif des produits ou prestations proposés ;
• les quantités fournies ;
• le prix unitaire et le montant total hors taxes et TTC ;
• le montant de la TVA ;
• les remises éventuelles ;
• les conditions de paiement (en particulier, les délais et les modalités de règlement) ;
• les conditions et délais de livraison ;
• la durée de validité de l’offre ;
• et les conditions particulières de l'offre (ce n'est pas obligatoire, mais les entreprises le font fréquemment).

À noter que :

• Il est indispensable que la mention « Facture proforma » figure sur le document.
• Si elle est destinée aux douanes dans le cadre d’une transaction internationale, la facture proforma doit comporter la devise et les conditions de livraison.

3. Dans quels cas la facture proforma est-elle utilisée ?

La facture proforma est utilisée dans les situations suivantes :

• lorsque l'on fait une offre de produit ou de service à un client existant ou à un prospect ;
• lorsque l'on souhaite se faire payer un produit ou une prestation en avance (c'est pratique avec les prospects ou les clients qui ont des difficultés financières) ;
• lorsque l'on souhaite justifier une demande de prêt bancaire ;
• lorsque l'on veut faire une demande d'exonération de TVA auprès de l'administration fiscale, car une partie de l'opération est réalisée par un intermédiaire agissant en son nom propre ;
• lorsque l'on envoie un produit, un échantillon ou un cadeau à un destinataire résidant dans un pays extérieur à l'Union européenne. Les douanes de la plupart des pays exigent une facture proforma pour autoriser le dédouanement des colis. Dans ce cas, elle permet, d’une part, de déclarer la valeur du colis et, d’autre part, de justifier une opération qui n'est pas encore finalisée, puisque le client n'a toujours pas reçu le produit qu'il a commandé. C’est la raison pour laquelle votre attaché de compte CAP Express vous demandera toujours une facture commerciale lorsque vous nous sollicitez pour envoyer un colis à l’international.

4. À quoi sert une facture proforma ?

Elle joue un rôle d'information en permettant au fournisseur de formaliser son offre.

Comme on y détaille précisément toutes les conditions de l'offre (prix, remises commerciales, conditions de paiement, délais de livraison, etc.), la facture commerciale contribue largement à réduire au maximum le risque d'incompréhension.

Toutefois, il importe de rappeler qu’elle n'est pas gravée dans le marbre. Elle peut faire l'objet de négociations supplémentaires.

5. Quelle est la valeur juridique d’une facture proforma ?

Elle n'a qu'une valeur informative ou précontractuelle. Il ne s'agit en effet ni d'un document contractuel, ni d'un document comptable, ni d'un document fiscal.

En pratique, cela signifie trois choses :

• Elle ne doit pas être enregistrée en comptabilité.
• Il ne s'agit pas d'un document figé. Une facture proforma peut être modifiée.
• Une facture proforma est par nature provisoire et n'engage pas les parties. On peut en modifier le contenu.