Lettre de voiture : tout ce qu'il faut savoir

La lettre de voiture, également appelée CMR (Convention de transport de Marchandises par la Route), est un document contractuel officiel qui établit les conditions d'une prestation de transport de marchandises par la route. Elle joue un rôle clé dans la régulation et la sécurisation des échanges nationaux et transfrontaliers. 

Mais que contient exactement une lettre de voiture et quel est son rôle dans le processus de transport ? Dans cet article, CAP Express répond à toutes les questions que vous vous posez sur la lettre de voiture, de sa définition à son utilisation pratique, afin de mieux comprendre son importance dans le succès des opérations de transport.

1. Lettre de voiture : définition

La lettre de voiture est un contrat qui lie toutes les parties impliquées dans une prestation de transport, garantissant ainsi un cadre légal solide et pouvant servir de justificatif en cas de litige. Ce document précise en effet les conditions générales du transport et clarifie la responsabilité du transporteur.

La lettre de voiture tire son origine de la convention de Genève sur le transport international de marchandises par la route, ratifiée en 1956 et appliquée en France depuis 1958. Aujourd'hui, la lettre de voiture est un document utilisé par 58 pays dont la totalité de l'Union Européenne.  

La lettre de voiture prend différentes formes selon le lieu d'expédition :

• la lettre de voiture nationale : elle encadre le transport de marchandises en France.
• la lettre de voiture internationale : elle encadre les livraisons entre deux états, si au moins l'un des deux a ratifié la convention de Genève de 1956.
• la lettre de voiture unique : elle est utilisée dans le cadre des expéditions nationales ou internationales.

2. À quoi sert la lettre de voiture ?

La fonction principale de la lettre de voiture est d'organiser et de clarifier les termes du transport routier de marchandises, en assurant une compréhension mutuelle et une acceptation des conditions entre toutes les parties impliquées. Cette harmonisation des procédures est particulièrement essentielle pour éviter les malentendus et faciliter les opérations de livraison au-delà des frontières nationales.

En outre, la lettre de voiture joue un rôle crucial en tant que document de contrôle, permettant aux autorités compétentes de vérifier rapidement et efficacement la nature et la quantité des marchandises transportées, ainsi que l'identité du transporteur et des autres parties impliquées. 

Enfin, la lettre de voiture constitue la preuve officielle du contrat de transport et des conditions convenues, facilitant ainsi le traitement des réclamations et le dédommagement approprié.

3. Qui doit remplir la lettre de voiture ?

Bien que la lettre de voiture puisse être rédigée par les différentes parties du contrat, c'est généralement l'entreprise de transport qui se charge de la rédaction. 

Il est impératif que le document soit signé par le chargeur et par le transporteur. Cette signature mutuelle est non seulement une formalité nécessaire, mais aussi une confirmation de l'exactitude des informations et de l'accord sur les termes du transport. Le destinataire signe également la lettre à l'arrivée des marchandises, confirmant ainsi la réception conforme et complète du chargement.

4. Qui garde la lettre de voiture ?

L'expéditeur, le transporteur ainsi que le destinataire doivent chacun posséder un exemplaire de la lettre de voiture.

Par ailleurs, sa présence à bord du véhicule pendant le transport est obligatoire et assure que toutes les informations essentielles sont accessibles en cas de contrôle routier. Si la lettre de voiture ne peut être présentée aux autorités compétentes, le véhicule peut être immobilisé.

5. Quels sont les formats de la lettre de voiture ?

L'arrêté du 9 novembre 1999 stipule que la lettre de voiture, ainsi que son résumé, doivent être rédigés sur papier. Cependant, la forme est libre et de nombreux modèles de lettres sont disponibles : carnets de feuillets, personnalisés ou vierges, etc. Le format numérique est autorisé sous certaines conditions :

• La lettre de voiture électronique, ou eCMR, doit se trouver sur un seul support numérique, lequel étant conservé à bord du véhicule.  
• Si le contrôleur ne peut pas lire la eCMR, le document doit être présenté selon les modalités requises.

6. Quelles sont les mentions obligatoires sur la lettre de voiture ?

La lettre de voiture doit comporter un certain nombre d'informations obligatoires :

• la date de rédaction du document
• les coordonnées, le numéro SIREN et intracommunautaire du transporteur
• la date de la prise en charge des marchandises
• la nature, la quantité, le poids et le volume des marchandises
• le nom de l'expéditeur et du destinataire
• l'adresse du lieu de chargement et de déchargement
• le coût du transport
• les indemnités prévues en cas de retard

Ces informations garantissent que tous les aspects légaux et pratiques sont couverts, minimisant ainsi les risques de litiges entre les parties.

La lettre de voiture est donc un élément essentiel qui assure la traçabilité et la sécurité des marchandises tout au long de leur parcours. Elle garantit des opérations de livraison fluides et efficaces, améliorant la performance globale de la chaîne logistique.