Réception de marchandises : quels sont les bons réflexes à avoir ?

La réception des marchandises implique une série d'étapes essentielles pour garantir que les produits livrés soient en bon état et conformes aux attentes. Si le délai n'est pas tenu, que le colis arrive endommagé ou que le produit reçu ne correspond pas à celui commandé, le client est en droit de le faire savoir. Un contrôle minutieux des colis dès leur déchargement du camion est donc indispensable pour éviter tout litige ultérieur. 

Vous avez été informé de l'expédition de votre colis et vous l'attendez impatiemment ? Adoptez dès maintenant les bons réflexes et mettez toutes les chances de votre côté pour gérer efficacement votre prochaine réception de marchandises. CAP Express fait le point sur les bonnes pratiques à mettre en place pour vous faire gagner un temps précieux en cas d'anomalie.  

1. Réception de marchandises : contrôler avant de signer le bon de livraison

Vérifier l'état du colis lors de la réception de marchandises

L'inspection visuelle des colis dès leur arrivée est une étape fondamentale. Elle permet d'identifier immédiatement les éventuels dommages causés pendant le transport ou avant, durant le stockage en entrepôt ou toute autre étape du processus logistique. Cette vérification doit être effectuée en présence du livreur pour permettre un signalement instantané en cas d'anomalie. Voici quelques réflexes à adopter pour le contrôle efficace d’un colis :

• Inspectez l'état extérieur du colis : l’emballage ne doit présenter aucun signe de dommages, que ce soit des déchirures, des traces d'humidité, ou tout autre avarie.
• Contrôlez la quantité de colis reçus : elle doit être conforme à celle qui est indiquée sur le document de transport.
• Vérifiez l'exactitude des références : les informations indiquées sur le colis doivent correspondre à celles mentionnées sur le bon de livraison.

Confirmer l'intégrité du contenu

Après l'ouverture du colis, une inspection approfondie du contenu est nécessaire pour confirmer sa conformité avec la commande. Cela implique un examen détaillé des produits pour s'assurer qu'ils correspondent à ce qui est attendu et que leur qualité n'est pas altérée. 

La correspondance entre les articles livrés et la commande initiale doit être scrupuleusement vérifiée. Cette vérification permet d'identifier rapidement toute divergence.

2. Réception de marchandises endommagées ou non conformes : émettre des réserves

Noter précisément les anomalies sur le bon de livraison

Dans certains cas, il est préférable de refuser la livraison. Cela peut arriver par exemple si le colis est endommagé ou s'il est incomplet. Cependant, avant de refuser le colis, vous devrez en informer le transporteur et noter la raison de votre refus sur le bon de livraison. Les réserves émises constituent le fondement légal pour toute réclamation future auprès des entreprises concernées, transporteur ou fournisseur. En effet, les produits commandés sont couverts par la garantie légale de conformité pendant 2 ans à partir de la livraison. A travers les réserves, vous demandez donc la mise en conformité du produit au titre de cette garantie. 

Vous pouvez également prendre des photos de votre colis avant de l'ouvrir. Cela pourra servir de preuve et vous aider dans la gestion d'un éventuel litige.

Les réserves recevables : les conditions pour faire valoir vos droits

Les réserves sont des observations écrites justifiant le refus d'un colis à la livraison. Elles sont émises sur le bordereau de livraison et doivent être précises, datées et signées. Pour être recevables, c'est-à-dire valables au niveau juridique, les réserves doivent :

• Être émises en présence du livreur
• Signaler un problème réel et avéré
• Décrire précisément la cause du refus 

Dans le cas d'une palette endommagée par exemple, ce seul motif ne suffit pas pour être recevable. Il sera alors nécessaire de préciser la zone et la nature du dommage. 

Les réserves non recevables : les limitations de vos droits

Les réserves sont dites non recevables lorsque leur formulation est imprécise ou incomplète, soulignant l'importance d'une démarche méthodique dans leur rédaction. Ainsi, la seule réserve "article endommagé" est insuffisante si vous ne précisez pas la référence du produit ni la nature exacte du dommage. Pour des pièces manquantes, il est nécessaire de préciser la référence exacte du produit concerné ainsi que le nombre de pièces absentes. 

Les conséquences découlant du non-respect de ces procédures peuvent être significatives, allant jusqu'à compromettre le droit à compensation pour les préjudices subis.

3. Communiquer efficacement avec le transporteur après la réception de marchandises

Une communication fluide avec le transporteur dès la constatation d'un problème est essentielle pour faciliter la suite des opérations. Veillez donc à être le plus précis possible dans vos réclamations. Notez enfin que si vous acceptez le colis sans avoir émis de réserves, la livraison est considérée comme terminée avec un colis complet et en bon état. 

En adoptant les bons réflexes et en mettant en place des procédures adéquates, vous pouvez désormais vous prémunir contre toute anomalie éventuelle constatée lors de votre prochaine réception de marchandises.