Comment préparer son matériel informatique pour le transport ?

L'envoi de matériel informatique nécessite de prendre un certain nombre de précautions afin de limiter au maximum les risques de casse ou de dégradation. L'emballage est le principal levier, sur lequel vous pouvez agir pour protéger votre matériel, qu'il s'agisse d'ordinateur, d'écran d'ordinateur, d'imprimante et de périphériques. CAP Express vous dit tout dans cet article !

1. Comment emballer son matériel informatique pour le transport ?

Emballage d'origine, emballage maison, caisse de transport, palette – il y a plusieurs manières de conditionner son matériel informatique.

Utilisation de l’emballage d’origine

C'est la solution idéale, à condition bien sûr que l'emballage et son matériel de rembourrage ne soit pas trop abîmés.

C'est idéal, tout simplement parce que l'emballage et les matériaux de rembourrage d’origine ont été conçu pour épouser parfaitement la forme des produits qu'ils sont chargés de protéger.

Toutefois, il est indispensable de s'assurer qu'ils soient impeccables avant d'y remettre du matériel informatique en vue d’un éventuel transport. En principe, un emballage ne doit servir qu'une seule fois, le transport tendant à le rendre moins résistant.

Si le vôtre est endommagé, voici ce qu'il convient de faire :

• Renforcez les parties dégradées avec du gros scotch (optez pour un ruban adhésif de qualité).
• Remettez le matériel informatique dans la boîte en ayant pris soin d’y placer du matériel de rembourrage.
• Prenez un suremballage, c'est-à-dire un carton neuf et de qualité un peu plus grand que l'emballage d'origine.
• Remplissez le carton de papier bulles, chips d'emballage ou film à bulles pour protéger la boîte d'origine.
• Enfin, fermez le carton de manière hermétique.

Utilisation de son propre emballage

Si vous n'avez plus la boîte d'emballage à disposition, pas de souci ! Vous pouvez toujours utiliser votre propre emballage.

Dans ce cas, il convient de respecter les bonnes pratiques suivantes :

• opter pour un carton suffisamment solide pour supporter le poids de vos produits (à double ou triple cannelure) ;
• envelopper chaque produit de manière séparée avec du film à bulle ;
• placer du matériau de rembourrage autour des produits (assurez-vous qu'il y en ait bien entre les produits pour éviter qu'ils ne s'entrechoquent) ;
• fermer hermétiquement le carton avec du scotch de qualité (nous préconisons la technique de fermeture en H) ;

• et, enfin, coller une étiquette FRAGILE à côté de l'adresse pour que les manutentionnaires et les conducteurs apportent le plus grand soin à votre colis au cours du transport.

Utilisation de caisse de transport

L'avantage de la caisse de transport, c'est que c’est un emballage réutilisable et qu'elle est particulièrement appropriée pour le transport en avion. Sans compter qu'on peut y placer plusieurs produits sans crainte.

Il y a toutefois quelques précautions à prendre lorsque vous choisissez une caisse pour le transport :

• Vérifiez d'abord qu'elle soit bien conforme aux normes édictées par l'Association du transport aérien international (IATA). En effet, les poignées, les loquets, les roues et les serrures doivent être encastrés dans la caisse pour des questions de sécurité.
• Optez pour des caisses disposant d'un rembourrage en mousse qui soit suffisamment protecteur pour du matériel informatique.
• Enfin, assurez-vous de changer régulièrement votre rembourrage. En effet, celui-ci s'use à l'usage, risquant à terme de ne plus protéger suffisamment bien vos produits.

Utilisation de palette

Si vous faites le choix de l’affrètement pour acheminer votre matériel informatique, faites en sorte de bien respecter les préconisations mentionnées ci-dessus.

Il y a toutefois des recommandations spécifiques à l'utilisation de palettes :

• Vous devez impérativement choisir des palettes gerbables, sous peine de payer des frais supplémentaires.
• Choisissez des palettes solides, par exemple en bois ou en métal, pour éviter le risque d'affaissement. Nous déconseillons l'usage de palettes en carton ou en fibre, trop fragiles.
• En termes d'agencement, mieux vaut mettre les cartons les plus lourds en bas de votre palette et s'assurer qu'aucun carton ne dépasse.
• Enfin, n'hésitez pas à fixer votre chargement sur la palette à l'aide de sangles ou de film plastique.

2. Comment préparer les périphériques pour le transport ?

La règle générale, c'est qu'il faut envelopper dans du film à bulles chaque élément de votre périphérique, puis placer le tout dans un carton solide rempli de matériaux de rembourrage adaptés.

Mais, selon la nature de votre périphérique, il y aura des règles spécifiques à respecter en plus.

Préparation d’un écran

C'est une partie particulièrement sensible aux chocs qui peuvent provoquer des fissures.

Voilà pourquoi il est essentiel de bien le protéger en plaçant du film mousse sur la partie « écran » avant de l'envelopper dans du film bulle.

N'oubliez pas non plus d'enlever le cordon d'alimentation que vous placerez dans du papier bulle. Assurez-vous qu'il soit bien séparé de l'écran dans le carton.

Préparation d’une imprimante

La priorité, c'est d'enlever les cartouches d'encre de l'imprimante. Sinon, vous risqueriez la fuite d'encre, ce qui serait pénible à nettoyer. Mettez-les dans un sac en plastique étanche (type Ziplock) pour éviter l'accident.

Une autre bonne pratique à adopter, c'est de scotcher toutes les parties amovibles de l'imprimante (portes, tête d'impression) pour éviter qu'elles ne s'ouvrent pendant le trajet.

Enfin, enlevez le bac d'alimentation.

Préparation d’un scanner

L'important lorsque l'on prépare un scanner en vue d'une livraison, c'est de l'arrimer solidement au charriot.

Préparation des périphériques de stockage de données

Il s'agit ici des cartes mémoires ou encore des bandes magnétiques. Vous devez bien sûr les emballer soigneusement, mais n'oubliez quand même pas de faire des sauvegardes sur d'autres supports !